平成31年3月29日よりテレビ電話方式による定款認証制度が始まります

2019年3月25日起業支援

テレビ電話方式定款認証
平成31年3月29日(金)よりテレビ電話方式による電子定款認証制度が始まります

新制度スタート前は、電子認証を受ける場合には、作成者本人又はその代理人が公証役場に出向き、公証人の面前で、本人確認をするなどの手続が必要でした。

しかし、平成31年3月29日から、一定の要件を満たす場合には、公証役場に行かなくても、テレビ電話で公証人の本人確認等を得ることにより、認証を受けることが可能になります。

この制度が創設されたのは、平成30年6月15日に政府が閣議決定した「未来投資戦略2018」の中で2020年度中に、「定款認証及び設立登記のオンライン同時申請を対象に、24時間以内に設立登記が完了する取り組みを全国実施する」という内容が盛り込まれており、今回はその取り組みの一部となります。

テレビ電話による認証の条件

従来の方式は、今まで通り利用できますが、以下の①~②のいずれかの要件を満たす場合には、テレビ電話による電子定款認証が利用できるとされています。

① 発起人等が、電子定款に電子署名をして、作成者本人又はその代理人(嘱託人)として、自ら電子定款をオンライン申請する場合

② 発起人等が委任状に電子署名をし、定款作成代理人(例えば、行政書士や司法書士)が、作成者本人又はその代理人(嘱託人)として、この委任状と一緒に、自ら電子署名をした電子定款をオンライン申請する場合

例えば、九州在住の発起人が東京にある公証役場で定款の電子認証を受ける場合には、テレビ電話制度の開始により東京に行かずに手続きが完結できるので大いにメリットがありますが、上記の要件を満たさないとできません。

何が必要なのかというと、テレビ電話が利用できる環境以外に、発起人が定款又は委任状に電子署名しなければならず、発起人全員が、電子証明書を用いて電子署名したり署名に必要なカードリーダーなどがないとこのテレビ電話方式は利用出来ません。

個人のマイナンバーカードや会社の電子証明書などを持っていない方が多くいらっしゃいますし、電子署名したり、オンライン申請をしなければならないので、この要件が意外と敷居が高く、テレビ電話方式による新制度の利用者はまだごく一部の方が対象といえるかもしれません。

公証人とテレビ電話をするための事前準備

パソコンの場合はGoogle Chromeブラウザを、スマートフォンの場合は「FaceHub」アプリを事前にインストールする必要があります。

公証人による、意思確認・本人確認方法

公証人によるテレビ電話方式による本人確認をスマートフォンで行うの場合は、「FaceHub」アプリを必ず通して行われ、「LINE」や「Skype」など他のアプリは使用できせんのでご注意ください。

事前の打ち合わせ時に、公証人からテレビ電話に接続するアドレスを送ってもらっておきます。指定の日時になったときに、送られたアドレスからテレビ電話を繋ぎ公証人と対話します。

テレビ電話の通話時に、嘱託内容の確認と公証人が、作成者本人又はその代理人(嘱託人)の人違いでないことを確認するため、顔写真付きの公的機関発行の身分証明書(運転免許証やマイナンバーカード等)を画面に提示して、身分証明書の画像を保存してもらいます。

テレビ電話で公証人と対話できるのは、制度上、嘱託人に限られ嘱託人以外の人(例えば、会社の従業員や士業の事務員など)が対話することは出来ません。

※ 「嘱託人」とは、オンライン申請により申請データのを送信した人のことを言います。

認証済みの定款データの受領

従来による方式では、認証後のデータをCD-R等に保存し窓口で交付されますが、テレビ電話方式は、公証人が登記供託オンライン申請システムのサーバーに認証済みデータを送り、嘱託人は、登記供託オンライン申請システムのサーバーからダウンロードして受け取ります。

 

手数料の支払い方法

電子定款認証にかかる手数料の支払い方法として、ネットバンクを利用して支払う方法が増えますが、嘱託人が手数料を振り込んだことを確認した後に認証することが多いと思われますので、支払い方法や時期については、公証人と打ち合わせが必要です。領収書は、公証役場から郵送されます。

同一の情報の提供の書面の交付を希望する場合

テレビ電話方式の場合、同一の情報の提供の書面(いわゆる定款謄本)を希望するときは、郵送での交付請求はできず、同一の情報の提供の書面は公証役場で交付することになっています。(テレビ電話方式は、データによりすべての手続きが完了することを前提としており、窓口での紙による交付を想定していないためです。)

申告受理及び認証証明書の交付を希望する場合

申告受理及び認証証明書については、公証役場の窓口で受領する方法もありますが、公証役場に行かず郵送交付を希望するときは、公証役場と事前に相談すれば郵送料実費を負担することにより郵送してもらえます。